Umowa lub decyzja o dofinansowanie projektu FERS zobowiązuje Beneficjentów do przygotowania i publikowania na stronie internetowej projektu, szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia, najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed jego rozpoczęciem.
Harmonogram powinien obejmować co najmniej 30 kolejnych dni i zawierać co najmniej informację na temat:
- rodzaju wsparcia lub wydarzeń w projekcie (np. szkolenia, konferencje, staże, seminaria, spotkania zespołów powołanych w ramach projektu, doradztwo), w tym także wydarzenia on-line w projekcie,
- dokładnej daty i godziny,
- adresu,
- formy realizacji wsparcia (stacjonarnie/zdalnie).
Jeżeli Beneficjent nie prowadzi strony internetowej projektu, harmonogram powinien przekazać do Instytucji Pośredniczącej (IP) za pomocą systemu informatycznego (CST2021) najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem udzielania wsparcia/przed terminem wydarzenia. Zmiany w planie powinny być aktualizowane tak szybko, jak to możliwe.
Beneficjenci zobowiązani są, by poddać się kontroli dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji projektu. Kontrola może być przeprowadzona zarówno w siedzibie Beneficjenta, w siedzibie podmiotu, jak i w miejscu realizacji projektu.
W Rocznym Planie Kontroli FERS (na rok obrachunkowy od 1 lipca 2025 r. do 30 czerwca 2026 r.) Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ujęło kontrole planowe i wizyty monitoringowe projektów konkurencyjnych oraz niekonkurencyjnych na próbie co najmniej 30% liczby projektów w danym Działaniu FERS.
Wizyty monitoringowe planowane oraz przeprowadzane są na podstawie prawidłowo sporządzonych i terminowo upublicznionych szczegółowych harmonogramów udzielania wsparcia lub wydarzeń w projekcie. Oznacza to, że co do zasady wizyty przeprowadzane są przez zespoły kontrolujące IP bez zapowiedzi lub bez wcześniejszego przekazania zawiadomienia (zgodnie z wydanym ZK upoważnieniem).
Na podstawie taryfikatora korekt kosztów pośrednich, naruszenie umowy w zakresie zarządzania projektem, w szczególności:
„W wyniku niedopełnienia przez Beneficjenta obowiązku dotyczącego szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia, o którym mowa w § 3 ust. 4 (zamieszczania na stronie internetowej projektu, przekazywania do Instytucji Pośredniczącej lub aktualizacji) wizyta monitoringowa nie doszła do skutku lub nie została przeprowadzona w zakresie zgodnym z harmonogramem”.
oznacza, że Instytucja Pośrednicząca uznaje za niekwalifikowalną część kosztów pośrednich podczas zatwierdzania wniosku o płatność.
Naruszenie umowy po raz pierwszy:
- 2% wartości kosztów pośrednich wykazanych w aktualnym wniosku o dofinansowanie, jednak nie więcej niż 10 000 PLN za niezrealizowaną wizytę monitoringową;
Naruszenie umowy po raz kolejny:
- 4% wartości kosztów pośrednich wykazanych w aktualnym wniosku o dofinansowanie, jednak nie więcej niż 50 000 PLN za każdą kolejną niezrealizowaną wizytę monitoringową.
Prosimy o staranność i terminowość przy tworzeniu, publikowaniu oraz aktualizowaniu szczegółowego harmonogramu udzielenia wsparcia/działań w projekcie.