Kontrola może towarzyszyć realizacji Twojego projektu, któremu udzielono wsparcie z funduszy unijnych. Celem kontroli jest zweryfikowanie, czy Twój projekt jest prowadzony zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, zasadami programu operacyjnego, a także przepisami unijnymi i krajowymi. Kontrola ma również na celu zapobieganie nadużyciom, zapewnienie zgodności realizacji z założeniami projektu oraz efektywne wykorzystanie funduszy unijnych.

Rodzaje kontroli

KONTROLA W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU LUB W TWOJEJ SIEDZIBIE – instytucja, z którą podpisałeś umowę, tj. Departament Wdrażania EFS w MRPiPS, w każdym roku sprawdzi wybraną grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja oraz sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu.

Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest realizowany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób lub czy prowadzone są zgodnie z harmonogramem realizacji wsparcia staże dla uczestników projektu).

W związku z  tym z obowiązkiem prowadzenia wizyt monitoringowych przez Instytucję Pośredniczącą – Beneficjencie pamiętaj o obowiązku prowadzenia i aktualizowania szczegółowego harmonogramu realizacji wsparcia/działań w projekcie.

W miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie może zostać przeprowadzona kontrola zarówno w trybie planowym jak i doraźnym.

KONTROLA TRWAŁOŚCI – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu, tj.:

  • kontrola trwałości projektu - dotyczą weryfikacji utrzymania wskaźników realizacji celów szczegółowych FERS i obejmują projekty, w których wymóg utrzymania trwałości wynika z kryteriów szczegółowych oceny projektów odnoszących się do obowiązku zachowania trwałości rezultatu(ów) określonych w danym naborze lub innych postanowień regulaminu wyboru projektów. Kontrola trwałości rezultatów prowadzona jest w okresie trwałości wskazanym w kryterium lub regulaminie naboru.
  • kontrola trwałości rezultatów - podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy zachowałeś zobowiązanie zawarte we wniosku o dofinansowanie dotyczące obowiązku zachowania trwałości rezultatów projektu. Sprawdzany jest także sposób przechowywania dokumentacji po zakończeniu realizacji projektu oraz sposób wykorzystania sprzętu zakupionego w ramach projektu.

Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na podstawie dokumentacji udostępnianej instytucji kontrolującej (np. w formie cyklicznie składanych oświadczeń), jednak część projektów podlega kontroli w siedzibie Beneficjentów lub miejscu realizacji działań projektowych/przechowywania dokumentów projektu.

Poniżej rzedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące prowadzenia kontroli na miejscu/w siedzibie beneficjenta.

Przed kontrolą

W przypadku otrzymania zawiadomienia o kontroli planowej - zostaniesz poproszony przez Zespół kontrolujący o przygotowanie dokumentacji, w tym zestawień na potrzeby wyboru próby do kontroli, w tym zestawienia:

  • przeprowadzonych zamówień,
  • zakupionego sprzętu/wyposażenia,
  • zatrudnionego/zaangażowanego personelu projektu.

Po odesłaniu zestawień Zespół kontrolujący przekaże informację o doborze próby. Wskazane dokumenty należy przygotować na czas prowadzenia czynności kontrolnych. Zespół kontrolujący może Cię również poprosić o przygotowanie oświadczeń dot. niektórych kwestii/aspektów realizacji projektu – np. stosowania polityk horyzontalnych.

Pamiętaj, że kontrolujący jest uprawniony, w granicach przyznanego upoważnienia, do:

  • swobodnego poruszania się po terenie jednostki,
  • wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, tworzenia dokumentacji fotograficznych,
  • żądania od kontrolowanych sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów, oraz zestawienia lub obliczenia sporządzane na podstawie dokumentów związanych z realizacją projektu,
  • przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych,
  • żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych oraz pisemnych wyjaśnień,
  • zabezpieczania materiałów dowodowych,
  • sprawdzania przebiegu określonych czynności,
  • przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.

Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej 5- dniowym wyprzedzeniem, jednak nie dotyczy to wizyt monitoringowych, które co do zasady realizowane są bez wcześniejszej zapowiedzi.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest bez uprzedniego poinformowania. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest przede wszystkim na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu.

Ponadto w przypadku projektów partnerskich Zespół kontrolujący sprawdzi zgodność realizacji projektu z umową partnerską, w tym przepływy finansowe pomiędzy liderem i partnerami oraz sposób realizacji zadań przez poszczególnych partnerów. Kontrola projektu partnerskiego może przebiegać w siedzibie Lidera (biurze projektu), lecz także w siedzibach poszczególnych partnerów.

Jeżeli kontroli podlegać będzie zamówienie publiczne, dla którego stosuje się przepisy ustawy Pzp, kontrola tego zamówienia będzie przebiegać na podstawie wzoru Kwestionariusza kontroli i postępowań o udzielenie zamówień publicznych dostępnego na stronie internetowej MRPiPS. Wyniki kontroli postępowań Pzp są publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej BIP (MRPiPS).

Jako Beneficjent jesteś zobowiązany zapewnić kontrolującym dostęp do pełnej dokumentacji projektu. Brak umożliwienia przeprowadzenia kontroli może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, w tym z rozwiązaniem umowy.

Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja (na przykładzie projektu rozliczanego wydatkami rzeczywistymi), w tym:

1. Dokumenty finansowe

  • oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów,
  • dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW,
  • obowiązująca w Twojej firmie/instytucji/organizacji polityka rachunkowości,
  • protokoły odbioru prac,
  • wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald,
  • potwierdzenia wniesienia wkładu własnego.

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej, tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe. Sprawdzenie ww. dokumentów ma pozwolić Kontrolującym na ocenę, czy wydatki wykazane we wnioskach o płatność spełniają łącznie wszystkie warunki pozwalające na uznanie ich za kwalifikowalne, zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków.

2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi

  • ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy,
  • dokumentacja rekrutacyjna uczestników,
  • prowadzenie działań zgodnie z zasadą równości szans i mężczyzn (np. rekrutacja, zarządzanie projektem) a także działań w zakresie dostępu do projektu dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027,

Ponadto kontrolujący mogą ocenić, czy produkty cyfrowe projektu, takie jak m.in. strony internetowe, aplikacje, spełniają standard cyfrowy, a produkty architektoniczne projektu, takie jak zakup/dostosowania budynków, spełniają standard architektoniczny.

3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności

  • plan zamówień,
  • sposób szacowania wartości zamówienia,
  • uzasadnienie wyboru trybu postępowania (jeśli inny niż przetarg ograniczony lub nieograniczony w ramach postępowań Pzp),
  • upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu,
  • specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami,
  • szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
  • stosowanie aspektów społecznych,
  • potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców,
  • oferty,
  • uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty,
  • protokół z udzielonego zamówienia,
  • treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą,
  • upublicznienie wyboru najkorzystniejszej oferty/zawarcia umowy,
  • ewentualne zmiany do umowy.

Pamiętaj, że w przypadku stwierdzenia naruszeń Zespół kontrolujący  jest zobowiązany do oceny czy zasadne jest nałożenie korekty finansowej wynikającej z tzw. Taryfikatora pn.  „Stawki procentowe korekt finansowych i pomniejszeń dla poszczególnych kategorii nieprawidłowości indywidualnych stosowane w zamówieniach” stanowiącego załącznik do "Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027".

4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów

  • umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie,
  • dokumenty potwierdzające prowadzenie monitoringu osiąganych wskaźników,
  • umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie,
  • uzyskane certyfikaty, np. po ukończonym szkoleniu/kursie, zaświadczenia udziału w stażu zawodowym,
  • listy obecności i programy oraz dzienniki zajęć ze szkoleń, studiów, stażu zawodowego,
  • dokumentacja potwierdzająca organizację konferencji,
  • potwierdzenia świadczenia usług pośrednictwa pracy, doradztwa zawodowego,
  • opracowane produkty, np. strategie, raporty, analizy.

Dokumentacja ta pozwoli kontrolerom zbadać czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, które wykazujesz we wnioskach o płatność są zgodne ze stanem faktycznym,  czy projekt realizowany jest terminowo oraz zgodnie z założeniami Wniosku o dofinansowanie.

Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty i urządzenia zostały dostarczone,  są odpowiedniej jakości i czy są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie. Z dokonanych czynności Zespół kontrolujący sporządza protokół z oględzin.

5. Dokumenty  w zakresie procedury archiwizacji dokumentacji projektowej

Kontrola obejmuje również procedury archiwizacji dokumentacji projektowej, dlatego  pamiętaj, że  zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji projektowej w swojej siedzibie i/ lub miejscu realizacji projektu  przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie.

6. Działania informacyjno-promocyjne

Jako beneficjent, który realizuje projekt dofinansowany z Funduszy Europejskich, masz obowiązek informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców ostatecznych projektu o uzyskanym dofinansowaniu.

Dlatego też, kontrolerzy mogą sprawdzać działania informacyjno-promocyjne projektu, w tym oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu, oznakowanie dofinansowanych środków trwałych oraz oznakowanie miejsca realizacji projektu.

Zwróć też szczególną  uwagę na  informację jakie musisz upublicznić na swojej stronie internetowej oraz na stronach swoich mediów społecznościowych, o ile takie posiadasz.

Informacje na temat obowiązków jakie musisz spełnić i w jaki sposób to zrobić znajdziesz na stronie  internetowej programu FERS.

Pamiętaj, że niewypełnienie niektórych obowiązków, (w tym brak informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z UE np. na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych)  może skutkować pomniejszeniem dofinansowania, na co wskazuje Taryfikator korekt z tytułu niedochowania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, stanowiący załącznik do Twojej umowy o dofinansowanie projektu.

Kontroli podlegają także inne dokumenty – w tym w obszarze kwalifikowalności uczestników oraz personelu projektu oraz ochrony danych osobowych. A jeśli w ramach Twojego projektu występuje pomoc publiczna – także dokumenty dotyczące tego obszaru podlegają badaniu.

Ponadto – w przypadku projektów rozliczanych na podstawie innych metod niż wydatki rzeczywiste – weryfikowana jest dokumentacja potwierdzająca prawidłowość realizacji projektu zgodnie ze stawkami jednostkowymi lub kwotami ryczałtowymi (metody uproszczone).

Także w przypadku projektów grantowych Instytucja Pośrednicząca weryfikuje dodatkowe dokumenty, np.: procedurę realizacji projektu grantowego, umowy powierzenia grantu, wypłatę transz grantu, sprawozdania z realizacji grantów.

Po kontroli

Po zakończeniu czynności kontroli w siedzibie/miejscu realizacji projektu - zostaje sporządzona Informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych, uzasadnionych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną uchybienia i/lub nieprawidłowości, otrzymasz w treści informacji pokontrolnej zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia (np. z obowiązkiem dokonania zwrotu środków wraz z odsetkami, dokonania popraw/uzupełnień w dokumentacji). Ponadto instytucja może wydać zalecenia prewencyjne, które mają na przyszłość zapobiec wystąpieniu podobnych naruszeń oraz usprawnić realizację projektu.

W wyniku kontroli planowych poszczególnych obszarów, projekt zostanie oceniony przez IP zgodnie z następującym schematem:

  • kategoria nr 1 – projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia,
  • kategoria nr 2 – projekt jest realizowany, co do zasady, w sposób poprawny, ale występują uchybienia (w tym skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi) i potrzebne są usprawnienia,
  • kategoria nr 3 – projekt jest realizowany tylko częściowo poprawnie, występują znaczne uchybienia (w tym skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi), potrzebne są znaczne usprawnienia/wdrożenie planu naprawczego,
  • kategoria nr 4 – projekt jest realizowany nieprawidłowo, co powoduje konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu.

W skrajnych przypadkach w wyniku kontroli  instytucja może rekomendować rozwiązanie umowy o dofinansowanie, a także podjąć odpowiednie działania w przypadku stwierdzenia podejrzenia wystąpienia przestępstwa.

W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń instytucja kontrolująca ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień.

Jeśli kontrolerzy przyjmą Twoje zastrzeżenia, co do treści Informacji pokontrolnej otrzymasz Ostateczną Informację pokontrolną, do której nie przysługuje Ci prawo składania zastrzeżeń. Kontrolujący  weryfikują wdrożenie zaleceń pokontrolnych na podstawie przesłanej dokumentacji lub w ramach ewentualnych kolejnych kontroli. O wynikach kontroli informowany jest opiekun projektu, gdyż ustalenie pokontrolne mogą przełożyć się na wyniki weryfikacji wniosków o płatność (np. w przypadku stwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych, niespójność pomiędzy danymi zawartymi we wnioskach o dokumentacją przedstawioną podczas kontroli) lub mieć wpływ na konieczność dokonania zmian w projekcie (np. zmiany do wniosku o dofinansowanie).

Jako podmiot kontrolowany jesteś zobowiązany - w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych - do wdrożenia zaleceń pokontrolnych oraz do pisemnego poinformowania Instytucji kontrolującej o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji Zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań.

Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych dokonywana jest przez Instytucję kontrolującą, co do zasady na podstawie dokumentów przekazanych w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne oraz informacji własnych (np. w zakresie dokonania zwrotu środków niekwalifikowalnych). W uzasadnionych przypadkach kontrolujący mogą  sprawdzić wdrożenie zaleceń w siedzibie beneficjenta.

Szczegółowe reguły prowadzenia kontroli projektów FERS zostały ujęte w odrębnym dokumencie pn. „Zasady kontroli Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego”.


Drukuj treść artykułu